Vraag en antwoord: VIPLive

Per 1 januari 2024 zijn wij voor het ondersteunen van de chronische zorg overgestapt naar VIPLive. Op deze pagina vindt u antwoorden op veel gestelde vragen over VIPLive.

Alle vragen over de prestatie Ouderenzorg zijn gebundeld in een apart blok onderaan deze pagina.

Mocht uw vraag na het lezen van deze informatie nog niet zijn beantwoord, neem dan gerust contact op met de praktijkadviseur van Hadoks via viplive@hadoks.nl, of met de helpdesk van VIPLive via 088 528 1020.

Algemeen

Waarom is Hadoks overgestapt op VIPLive?

Philips Vital Health stopt na 2024 met het KIS. Na een zorgvuldig onderzoekstraject is met instemming van de ledenraad van Hadoks gekozen voor VIPLive. VIPLive is een intelligente schil om het HIS.

De voordelen:
– werken in het eigen HIS;
– meer informatie over de gehele praktijkpopulatie;
– het systeem is gebruiksvriendelijk;
– volledige en duidelijke rapportage en dashboard;
– goede en toegankelijke mogelijkheden tot samenwerking met de ketenpartners;
– integratie van alle financiële- en declaratiestromen in één systeem biedt voor praktijken een beter en helder overzicht.

Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van VIPLive?

Nee, er zijn geen kosten verbonden aan het gebruik van VIPLive. Hadoks betaalt voor het systeem.

Hoe maak ik een account aan bij VIPLive?

Heeft u een nieuwe medewerker in de praktijk die met VIPLive gaat werken? Denk aan een POH- Somatiek, POH-Ouderen of praktijkmanager. Vanuit uw VIPLive-omgeving vraagt u zelf een account aan. Bekijk deze instructies van VIPLive.

Wat kan ik doen om de ketenzorgpatiënten correct te registreren in het HIS?

Om de basisgegevens van de patiënt goed in het HIS te registreren dient u het volgende te controleren en waar nodig aanpassen:
– Staan de ICPC-codes goed?
– Is een episode aangemaakt?
– Voor zover het in uw HIS kan: registratie of de patiënt als hoofdbehandelaar de huisarts of specialist heeft.
– Voor zover uw HIS dit kan, registreer of de patiënt in ketenzorg zit.
– Registratie welke zorgverlener hoofdbehandelaar is, en of de patiënt in de ketenzorg zit, vult u in bij ‘labuitslagen’, daar kunt u bij bepalingen zoeken op ‘hoofdbehandelaar’ en op ‘deelname’.

Worden mijn gegevens veilig gebruikt door VIPLive?

VIPLive maakt extracties uit het HIS om het systeem te voeden met de meest actuele informatie. Deze extracties zijn noodzakelijk om de rapportages voor de huisartspraktijk over ketenzorg en de praktijkpopulatie te maken, en om de declaratiebestanden te kunnen verwerken.
 
VIPLive heeft zowel een NEN- als een ISO-certificering voor het mogen verwerken van de versleutelde patiëntendossiers uit de huisartsenpraktijk. Alleen de huisarts kan bij de data in de patiëntendossiers; niet VIPLive, niet Hadoks en ook niet de zorgverzekeraars.

Data-extractie

Hoe upload ik een data-extractie in VIPLive?

Klik hier voor een instructie over het uploaden van extracties in VIPLive.

Hoe maak ik een extractie vanuit mijn HIS?

De instructie voor het maken van een extractie hangt af van uw HIS. Hieronder vindt u een overzicht van de verschillende systemen. Wanneer u op uw HIS klikt, wordt u doorverwezen naar de betreffende support pagina van VIPLive.
Medicom
Promedico
OmniHIS 
MIRA via CGM
MicroHIS
TetraHIS

Hoe vaak vindt er een data-extractie plaats?

Het is afhankelijk van uw HIS hoe vaak er een extractie uit uw HIS wordt gehaald, en of dit automatisch gebeurt of handmatig. Hier vindt u een overzicht van de situaties per HIS.

In- en exclusiecriteria

Werkinstructie includeren ketenzorg

Klik hier voor de gehele instructie.

Wie komt er in aanmerking voor een zorgprogramma?

De voorwaarde voor deelname hebben wij voor u op een rij gezet in de factsheets van onze zorgprogramma’s.

Bij Hadoks hebben we verschillende zorgprogramma’s voor in de huisartsen praktijk. Klik hier voor een overzicht van al onze zorgprogramma’s. Per zorgprogramma kunt u doorklikken naar de specifieke pagina. Onder het kopje Downloads vindt u onder andere de factsheet met de voorwaarde voor deelname.

Wat zijn de inclusiecriteria van de zorgprogramma’s?

Ieder zorgprogramma heeft meerdere inclusiecriteria. Klik hier voor het overzicht van de inclusiecriteria van de Hadoks ketenzorgprogramma’s.

Welke patiënten vallen binnen de prestatie ouderenzorg?

Onder de prestatie ouderenzorg vallen alle patiënten met een leeftijd vanaf 75 jaar. Vanuit de prestatie ouderenzorg wordt verwacht dat de kwetsbaarheid van alle 75+ patiënten in kaart wordt gebracht. De kwetsbaarheid in beeld brengen gebeurd middels een vragenlijst (bijv. GFI of Trazag). Op basis van de uitkomst kies je voor een van de volgende episodes:
– A49.01 Ouderenzorg
OF
– A05 Kwetsbare oudere (GFI score >4, Trazag score >3 of eigen inzicht).

Deze informatie staat ook vermeld in onze vernieuwde factsheet.

Protocollen

Welke protocollen in mijn HIS moet ik vanaf 1 januari 2024 gebruiken?

Vanaf het najaar van 2023 zijn in het eigen HIS protocollen beschikbaar. Voor alle HIS-en (met uitzondering van Mira/CGM) zijn dat: Hadoks Chronische zorg protocol en Hadoks Ouderenzorg protocol.
 
Wanneer u Mira gebruikt, zoekt u op Hadoks waarna u een overzicht krijgt van de volgende protocollen: Hadoks DM, Hadoks CVRM, Hadoks Astma, Hadoks COPD, Hadoks Hartfalen en Hadoks Ouderenzorg.
 
Afhankelijk van de mogelijkheden van uw HIS, dient u deze protocollen te activeren, te downloaden of te kopiëren.

Hoe vind ik de Hadoks protocollen in mijn HIS?

De instructie voor het vinden van de protocollen hangt af van uw HIS. Wanneer u op uw HIS klikt, wordt u doorverwezen naar de betreffende werkinstructie.
Medicom
Promedico
MIRA
MicroHIS
Omnihis
TetraHIS (Klik hier voor een instructie voor het eenmalig downloaden van de protocollen naar TetraHIS).

Inzicht en vastleggen

Hoe maak ik een kwartaalrapport in VIPLive?

Klik hier voor de handleiding kwartaalrapporten.

Hoe gebruik ik de oproepagenda?

Een oproepagenda gebruikt u om inzicht te krijgen wanneer een patiënt voor het laatst op controle is geweest. In deze instructie leest u hoe u de oproepagenda gebruikt.

Voor ouderenzorg is er geen oproepagenda beschikbaar maar kunt u gebruikmaken van het ouderenzorg-rapport.

Hoe gebruik ik het ouderenzorg-rapport?

Klik hier voor een werkinstructie.

Samenwerken en verwijzen

Wat zijn regionale verwijs- en samenwerkingsafspraken?

Binnen diverse Haagse werkgroepen worden Regionaal Transmurale Afspraken (RTA’s) gemaakt en vastgelegd. Deze RTA’s zijn ontwikkeld op basis van de wensen en signalen van de samenwerkende huisartsen en (medisch) specialisten in de regio. Kijk hier voor een overzicht van de RTA’s in onze regio.

Welke werkafspraken moet ik maken met mijn collega’s?

In de huisartsenpraktijk kunt u met elkaar diverse werkafspraken maken rondom de ketenzorg. Wij hebben voor u een opzet gemaakt met afspraken die u onderling kunt vastleggen. Dit overzicht kunt u downloaden en in- en aanvullen.

Hoe kan ik per 1 januari 2024 mijn patiënten verwijzen naar een ketenparner?

Hoe maak ik een automatische terugkoppeling naar mijn HIS?

Het is mogelijk om een consultatie automatisch terug te koppelen naar uw eigen HIS. Klik hier voor de instructie.

Welke gegevens worden gedeeld met ketenpartners?

Download hier het tabel waarin per ketenpartner te lezen is welke informatie wordt meegestuurd.

Declareren

Wanneer worden de declaraties uitbetaald?

Klik hier om het overzicht te downloaden voor de declaraties en uitbetalingen over 2024.

Hoe declareer ik ketenzorgverrichtingen?

In deze instructie vindt u informatie over hoe u verrichtingen declareert bij ketenzorgpatiënten.

Rapporten

Welke branche rapporten zijn er beschikbaar?

Binnen VIPLive zijn er verschillende rapporten die u kunt raadplegen.
Klik hier voor een overzicht van Top 10 rapporten voor huisartsenpraktijken, en hier voor een overzicht van de algemene rapporten binnen de (huisartsen)zorg.

Ketenzorgdashboard

Wat is een ketenzorgdashboard?

Een ketenzorgdashboard geeft inzicht in uw gedeclareerde ketenzorgpatiënten. Afhankelijk van de zorgprogramma’s waar uw praktijk aan deelneemt, is er per zorgprogramma een dashboard beschikbaar.
 
In deze instructie leest u hoe het ketenzorgdashboard in zijn werk gaat.

Wat kan ik met het ketenzorgdashboard van VIPLive?

Het dashboard bestaat uit 2 tabbladen: populatie en zorg. Binnen het tabblad populatie zijn uitgebreide gegevens te vinden over de populatie van uw eigen huisartsenpraktijk. Het tabblad zorg toont gegevens van de kwetsbare patiënten met een A05, ongeacht leeftijd. Wilt u weten wat u kunt zien in het ketenzorgdashboard ouderenzorg bekijk dan deze uitleg van VIP.

In de uitleg van VIPLive wordt gesproken over deelname ketenzorg ouderen en de hoofdbehandelaar. Dit is voor onze regio niet relevant aangezien de ouderenzorg in onze regio geen ketenzorg is maar een prestatie.

Meer informatie over de prestatie ouderenzorg, bekijk de factsheet ouderenzorg.

Patiënten selecteren

Hoe selecteer ik patiënten in VIPLive?

Kijk voor een uitleg hierover op deze supportpagina van VIPLive.

Ouderenzorg

Welke mogelijkheden zijn er in VIPLive om samen te werken rondom een kwetsbare oudere?

Er zijn meerdere mogelijkheden om samen te werken binnen de ouderenzorg in VIPLive. In het webinar samenwerken in VIP komen de volgende onderdelen aan bod: uw profiel, netwerkpartners toevoegen, het GPO/MDO en het gezondheidsplan. 

Welke netwerkpartners kunnen toegang krijgen tot patiëntgegevens uit het HIS?

Binnen VitalHealth was het mogelijk om netwerkpartners voor de ouderenzorg toegang te geven tot het KIS. In VIPLive is het ook mogelijk om netwerkpartners toe te voegen om samen te werken rondom een kwetsbare oudere. Per netwerkpartner is vastgesteld welke gegevens deze partner mag inzien. We hebben de netwerkpartners ingedeeld in 3 categorieën:
1.       Specialist ouderengeneeskunde (SO)
2.       Casemanagers dementie & wijkverpleegkundige
3.       Overige netwerkpartners ouderenzorg.

Hoe krijgen de verschillende soorten netwerkpartners toegang tot de patiëntgegevens uit het HIS?

Afhankelijk van de ‘soort’ netwerkpartner wordt hieronder beschreven welke functionaliteit u gebruikt en wat de mogelijkheden van deze functionaliteit zijn:

» Wilt u een specialist ouderengeneeskunde (SO) toegang geven tot informatie over de patiënt uit het HIS, maak dan gebruik van de functionaliteit consultatie. Met deze functionaliteit is het voor de SO mogelijk om episodes, meetwaarden, medicatie en journaalregels te raadplegen.
Let op: de functionaliteit consultatie binnen VIPLive wordt alleen gebruikt ten behoeve van de toegang tot informatie over de patiënt. Mocht een SO een verwijzing nodig hebben dan doe je dit zoals je gewend bent via Zorgdomein.

» Wilt u een wijkverpleegkundige of een casemanager dementie toegang geven tot informatie over de patiënt uit het protocol ouderenzorg maak dan gebruik van de functionaliteit verwijzen. Met deze functionaliteit is het mogelijk episodes, meetwaarden en medicatie te raadplegen.

» Wilt u samenwerken met bovenstaande en/of overige netwerkpartners (denk aan fysiotherapeut, ouderenconsulent, etc.) dan kunt u gebruikmaken van de functionaliteit gesprekken.
 
Een netwerkpartner waar een verwijzing/consultatievraag naar toe wordt gedaan of een gesprek mee wordt gestart wordt automatisch toegevoegd in het zorgteam van de patiënt.

Ik zie mijn netwerkpartners niet in VIPLive staan, wat moet ik doen?

De meeste SO’s werkzaam in de 1ste lijn zijn toegevoegd in VIPLive. Mocht de SO waar u mee samenwerkt toch niet in VIPLive te vinden zijn, geef dit dan door via chronischezorg@hadoks.nl. Vermeld hierbij de naam van de SO, de AGB-code van de SO, organisatie, e-mailadres en 06-nummer.

De wijkverpleegkundigen en casemanagers bekend in VitalHealth zijn niet volledig en/of up-to-date. Daarom het verzoek aan de huisartsenpraktijk om de ontbrekende casemanagers en wijkverpleegkundigen waar u naar wilt verwijzen door te geven via chronischezorg@hadoks.nl. Geef hierbij de naam van de professional, de functie, naam organisatie, AGB-code organisatie, e-mailadres en 06-nummer door. Zodra de casemanager of wijkverpleegkundige is toegevoegd kan er naar deze betreffende persoon verwezen worden.

Overige netwerkpartners kan de huisartsenpraktijk zelf toevoegen. Lees meer hoe een netwerkpartner toe te voegen of bekijk het filmpje samenwerken in VIP.

Kan ik berichten versturen naar mijn netwerkpartners?

In het KIS van VitalHealth was het mogelijk om berichten te versturen naar netwerkpartners. In VIPLive is het mogelijk om berichten te versturen met de functionaliteit gesprekken. Lees meer over een gesprek starten en een gesprek voeren. Of bekijk het filmpje samenwerken in VIP.

Kan ik binnen VIPLive een GPO/MDO organiseren?

In het KIS van Vital Health was het mogelijk om netwerkpartners uit te nodigen voor het GPO/MDO. In VIPLive kan er een groepsgesprek GPO/MDO worden aangemaakt door de huisartenpraktijk. Als onderwerp kunt u kiezen voor: GPO + Praktijk+ datum. Aan dit groepsgesprek kunnen alle deelnemers van het GPO worden toegevoegd. In dit gesprek kunt u o.a. de volgende zaken delen: uitnodiging voor het GPO, agenda van het GPO, aantekeningen en notulen van het GPO. Lees hier meer over de MDO ondersteuning. Of bekijk het filmpje samenwerking VIP.

Kan ik een zorgplan maken en delen met mijn netwerkpartners?

In het KIS van VitalHealth was het mogelijk om een zorgbehandelplan toe te voegen en deze te delen met je netwerkpartners. In VIPLive kunt u voor het opstellen van een zorgplan gebruik maken van de functionaliteit gezondheidsplan. Lees hier meer over deze functionaliteit. Of bekijk het filmpje samenwerken in VIPLive.

Welke gegevens worden gedeeld met netwerkpartners ouderenzorg?

Download hier het tabel voor een overzicht van de gegevens die worden gedeeld.

Informatie voor netwerkpartners ouderenzorg

Ik ben specialist ouderengeneeskunde en heb een consultatie ontvangen van een huisartsenpraktijk, wat nu?

De POH-Ouderen/huisarts zal u toegang geven tot patiëntgegevens middels de functionaliteit consultatie. Middels deze functionaliteit is het mogelijk om patiëntgegevens uit het HIS te raadplegen zoals: episodes, meetwaarden, medicatie en journaalregels. Mocht u voor langere tijd inzage in deze patiënt willen dan is het raadzaam om de consultatie niet te beantwoorden. Is uw inzage in de betreffende patiënt niet langer meer nodig dan kan u de consultatie afsluiten De functionaliteit consultatie wordt dus alleen gebruikt ten behoeve van informatiedeling. Daarnaast heeft u toegang tot de functionaliteit gesprekken om o.a. veilig te chatten en een groepsgesprek te starten over het GPO.

Klik hier voor het instructiefilmpje.

Bent u ouderenconsulent, diëtist of een andere netwerkpartner ouderenzorg en wordt u door een huisarts uitgenodigd voor VIPLive?

Dan kan de huisartsenpraktijk u toegang geven tot de functionaliteit gesprekken. Binnen deze functionaliteit is het o.a. mogelijk om veilig te chatten en een groepsgesprek te starten over het GPO.
Klik hier voor een instructie

Ik ben casemanager dementie of wijkverpleegkundige en heb een verwijzing ontvangen, wat moet ik nu?

De POH-Ouderen/huisarts zal u toegang geven tot patiëntgegevens middels de functionaliteit verwijzen. Middels deze functionaliteit is het mogelijk om patiëntengegevens uit het HIS te raadplegen zoals: episodes, meetwaarden en medicatie.

Mocht u niet meer betrokken zijn bij de patiënt dan kan u de verwijzing afsluiten of zal de huisartsenpraktijk de verwijzing afsluiten. Daarnaast heeft u toegang tot de functionaliteit gesprekken om o.a. veilig te chatten en een groepsgesprek te starten over het GPO.

Klik hier voor de instructie.