Algemene privacyverklaring Hadoks B.V.
1. Verwerkingsverantwoordelijke en groepsstructuur
Hadoks B.V., gevestigd te President Kennedylaan 15, 2517 JK te ‘s-Gravenhage, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27309452, is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 AVG voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Hadoks maakt deel uit van een groep van vennootschappen. Binnen deze groep zijn meerdere dochtermaatschappijen actief, waaronder Hadoks Acute Zorg B.V., Deze dochtermaatschappijen voeren bepaalde werkzaamheden uit binnen de dienstverlening van Hadoks, maar bepalen niet zelfstandig het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens.
De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats onder verantwoordelijkheid van Hadoks B.V.
Indien een dochtermaatschappij in een specifiek geval zelfstandig optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, wordt dit expliciet vermeld in een afzonderlijke privacyverklaring.
Hadoks is bereikbaar via:
E-mail: privacy@hadoks.nl en telefoon: 070-302 98 20
De Functionaris Gegevensbescherming (FG) is bereikbaar via bartel.debbaut@kleemans.be.
2. Voor wie is deze privacyverklaring bedoeld?
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Hadoks B.V. van:
- Patiënten
- Leden en andere zorgprofessionals
- Cursisten en deelnemers aan opleidingen, trainingen en nascholingen via de Hadoks Academie
- Bezoekers van onze websites en digitale leeromgevingen
3. Wet- en regelgeving
Hadoks verwerkt persoonsgegevens conform:
- de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
- de Uitvoeringswet AVG (UAVG);
- de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO);
- overige toepasselijke wet- en regelgeving.
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij van:
Patiënten
- Identificatiegegevens (naam, adres, contactgegevens, geboortedatum, geslacht, BSN)
- Verzekerings- en administratieve gegevens
- Medische gegevens (zoals gegevens over onderzoek, diagnose en behandeling)
Leden en zorgprofessionals
- Contactgegevens
- Functie- en praktijkgegevens
- BIG- of ander beroepsregistratienummer
- Factuur- en betalingsgegevens
- Opgegeven interesses
Cursisten en deelnemers Hadoks Academie
- Naam en contactgegevens;
- Inschrijvings- en opleidingsgegevens;
- Aanwezigheids- en voortgangsgegevens;
- Communicatie tijdens digitale lessen;
- Beeld- en geluidsopnames van digitale lessen, indien van toepassing.
5. Doeleinden en rechtsgronden van verwerking
Hadoks verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de onderstaande doeleinden en op basis van de daarbij behorende rechtsgronden:
| Doel | Rechtsgrond |
| Verlenen van huisartsenzorg | Uitvoering behandelovereenkomst + wettelijke grondslag (WGBO en WKKGZ) |
| Verwerking medische gegevens | Wettelijke grondslag (AVG, WGBO en WKKGZ) |
| Declaratie van zorg | Wettelijke grondslag (ZVW) |
| Ondersteuning zorgprogramma’s | Uitvoering overeenkomst (WGBO, WKKGZ) |
| Bij- en nascholing via Hadoks Academie | Uitvoering overeenkomst |
| Opnemen van digitale lessen | Uitvoering overeenkomst |
| Nieuwsbrieven en informatievoorziening | Gerechtvaardigd belang |
| Wetenschappelijk onderzoek | Wettelijke grondslag (WGBO, AVG) |
| Kwaliteitsverbetering en beleid | Wettelijke grondslag (WKKGZ) |
| Klachtenafhandeling | Wettelijke grondslag (WKKGZ) |
6. Geautomatiseerde Besluitvorming
Hadoks neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Hadoks-Huisartsenspoedposten) tussen zit
7. Digitale lessen en lesopnames (Hadoks Academie)
Digitale lessen binnen de Hadoks Academie kunnen worden opgenomen voor scholingsdoeleinden:
- Betrokkenen worden vooraf geïnformeerd over de opname.
- Opnames worden uitsluitend gebruikt voor het terugzien tijdens of ten behoeve de lopende cursuscyclus door daartoe bevoegde cursisten.
- Alleen daartoe geautoriseerde personen hebben toegang.
- Opnames worden niet hergebruikt voor andere doeleinden.
Indien een cursist geen toestemming geeft voor opname, worden er passende maatregelen genomen.
8. Bewaartermijnen
Hadoks bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk en conform wettelijke bewaartermijnen:
- Medische dossiers: 20 jaar (WGBO)
- Triagegesprekken: 24 maanden
- Camerabeelden in publiekelijk toegankelijke ruimtes van Huisartsenspoedposten: 1 week
- Financiële administratie: 7 jaar
- Opleidings- en cursusgegevens: zo lang als nodig is voor het onderhouden van uitgegeven certificaten.
- Digitale lesopnames: niet langer dan 1 jaar na afronding van de cursus.
- Nieuwsbriefgegevens: tot intrekking toestemming
Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd.
9. Delen van persoonsgegevens en verwerkers
Hadoks kan persoonsgegevens delen met verwerkers die in opdracht van Hadoks handelen, zoals:
- IT- en softwareleveranciers
- Leveranciers van digitale leeromgevingen
- Administratieve dienstverleners
Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten conform artikel 28 AVG.
Persoonsgegevens worden niet verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EU/EER).
10. Beveiliging van persoonsgegevens
Hadoks treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofde toegang en onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten onder meer:
- Toegangsbeperkingen op basis van autorisatie
- Geheimhoudingsverplichtingen voor medewerkers
- Beveiliging van informatiesystemen
- Periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen
11. Datalekken
Indien zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet die een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, meldt Hadoks dit aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien vereist, aan de betrokkenen, conform de AVG.
12. Uw rechten
U heeft – afhankelijk van de omstandigheden van het geval – het recht op:
- Inzage
- Rectificatie
- Gegevensuitwissing (voor zover wettelijk toegestaan)
- Beperking van de verwerking
- Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of wettelijke grondslag
- Intrekking van toestemming
- Overdraagbaarheid van gegevens (indien van toepassing)
Verzoeken kunnen worden ingediend via privacy@hadoks.nl. Hadoks reageert uiterlijk binnen één maand.
13. Vragen/verzoeken/ klachten/bezwaar
Voor vragen, klachten, verzoeken of bezwaar over privacy kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming via privacy@hadoks.nl.
Indien u niet tevreden bent over de afhandeling, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Deze privacyverklaring is vastgesteld op 1 februari 2026 en wordt periodiek geëvalueerd.