Privacyverklaring (keten)zorgprogramma huisarts

Deze privacyverklaring is bedoeld voor patiënten die deelnemen aan een (keten)zorgprogramma van de huisarts. Patiënten kunnen daarbij gebruik maken van patiëntenportaal. Dit patiëntenportaal is een onderdeel van het Ketenzorg Informatie Systeem (KIS – een systeem dat gebruikt wordt voor registratie en declaratie van de ketenzorg in de huisartsenpraktijk).

Bij de behandeling van een patiënt met een chronische aandoening zijn verschillende zorgverleners betrokken. Dit heet ketenzorg. Het gaat hierbij om een samenwerking tussen bijvoorbeeld huisarts, fysiotherapeut, diëtist en medisch specialist van een ziekenhuis. Een chronische aandoening is bijvoorbeeld astma, COPD, diabetes en hart- en vaatziekten. Een patiënt met een chronische aandoening neemt via de huisarts deel aan een ketenzorgprogramma. De verschillende zorgaanbieders houden uw medische gegevens zoals behandelplan en medicijngebruik bij in het Keten Informatie Systeem: KIS. Ook wordt het KIS gebruikt voor registratie en declaratie. Een onderdeel van het KIS is het patiëntenportaal waarbij u inzicht heeft in bijvoorbeeld uw onderzoeken en labgegevens.

Verantwoordelijken voor de verwerking van de gegevens

Hadoks is als zorggroep samen met de huisarts verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het Ketenzorg Informatie Systeem en het patiëntenportaal. Als het gaat om uw medisch dossier in het Huisarts Informatie Systeem (HIS), is uw huisarts verantwoordelijk voor de verwerking.

Privacy

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de wet die onze privacy en persoonsgegevens beschermt. Naast deze algemene wet gelden specifieke regels voor de privacy in de gezondheidszorg. Deze regels staan onder andere vermeld in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).

Wat zijn persoonsgegevens

Het gaat om informatie die direct over iemand gaat of naar deze persoon te herleiden is, zoals naam, geboortedatum en contactgegevens. Hiernaast kent de AVG bijzondere persoonsgegevens; dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld medische gegevens.

Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens

Hadoks is de ondersteuningsorganisatie voor huisartsen in de regio Haaglanden. Hadoks verwerkt vanuit deze functie persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • het aanbieden van (keten)zorgprogramma’s waarmee Hadoks huisartsen ondersteunt in de huisartsenpraktijk. Voorbeelden van zorgprogramma’s zijn Diabetes Mellitus type 2 (suikerziekte), hart- en vaatziekten (CVRM) en longzorg;
  • declaratie (voor de huisarts, ketenpartner en de patiënt) van geleverde zorg bij de zorgverzekeraar;
  • kwaliteitsverbetering van zorg;
  • doelmatig beheer en beleid;
  • wetenschappelijk onderzoek;
  • behandeling van klachten over huisartsenzorg.

Verwerking van uw gegevens in het KIS

Wanneer u in zorg komt bij de huisarts, neemt de huisarts uw gegevens op in uw medisch dossier in het Huisarts Informatie Systeem (HIS). Wanneer u deelneemt aan een zorgprogramma vraagt de huisarts u toestemming te geven om gegevens uit uw medisch dossier te delen met het Ketenzorg Informatie Systeem (KIS). De informatie die van specifiek belang is voor de behandeling van uw chronische aandoening wordt zo uitgewisseld tussen het HIS en het KIS. Op deze manier werkt de huisarts en/of praktijkondersteuner steeds met de juiste gegevens om u optimale zorg te bieden.

Via het KIS is het ook mogelijk gegevens uit te wisselen met medebehandelaars (de zogenaamde ketenpartners). Door het uitwisselen van deze gegevens krijgt u zorg die goed op elkaar afgestemd is. Een voorbeeld hiervan is de verwijzing naar een diëtist. De diëtist kan via het KIS een klein stukje van uw gegevens inzien. Alleen het deel dat noodzakelijk is om adequate zorg te kunnen leveren. Wanneer u naar de diëtist verwezen wordt, geeft u hiervoor toestemming aan de huisarts.

Ook kunnen er met uw toestemming gegevens gedeeld worden met een specialist. Daarbij gaat het om een (consultatie) vraag van uw huisarts aan een medisch of verpleegkundig specialist en/of een gespecialiseerde huisarts. Op verzoek van uw huisarts kunnen zij tijdelijk meekijken in uw dossier om de vraag van uw huisarts adequaat te beantwoorden. Op deze manier hoeft u niet direct naar het ziekenhuis voor een aparte afspraak en kan uw zorg meestal worden voortgezet in de huisartsenpraktijk.

Via het KIS-patiëntenportaal kunt u als patiënt zelf meetwaarden (zoals uw bloeddruk en glucose waarden) invoeren en vragenlijsten invullen ter voorbereiding op het consult met de praktijkondersteuner/huisarts. Uw gegevens worden dan (via het KIS) ook opgenomen in uw medisch dossier (in het HIS).

Persoonsgegevens die wij verwerken

In het KIS/patiëntenportaal worden de volgende gegevens verwerkt:

  • Naam, adres en woonplaatsgegevens
  • Burgerservicenummer
  • Geslacht, geboortedatum, leeftijd
  • Deelname aan het zorgprogramma
  • Financiële gegevens ten behoeve van declaraties (o.a. verzekeringsnummer van de patiënt)
  • Telefoonnummer(s) o.a. voor de verzending van SMS berichten
  • E-mailadres
  • Toegangs- of identificatiegegevens (zoals gebruikersnaam en wachtwoord) 
  • Leefsituatie
  • Geboorteland vader**
  • Geboorteland moeder**
  • Opleidingsniveau
  • Nationaliteit of geboorteplaats
  • Diagnose
  • Medicatie
  • Therapieën
  • Foto’s of video’s voor zover geüpload door gebruikers (d.w.z. huisarts, praktijkondersteuner of patiënt)

**Deze gegevens zijn alleen beschikbaar wanneer u deze zelf invult in de vragenlijst in het KIS-patiëntenportaal.

Toegang tot uw gegevens

Hadoks heeft vanuit haar functie alleen toegang tot administratieve en financiële gegevens in het KIS/het KIS-patiëntenportaal. Hadoks heeft daarbij geen toegang tot uw medische gegevens in het KIS/het KIS-patiëntenportaal. Alleen uw huisarts, praktijkondersteuner en/of medebehandelaars hebben toegang tot (een deel) van uw medische gegevens in het KIS/het KIS-patiëntenportaal.

Declaratie zorgverzekeraar

Met de zorgverzekeraar zijn afspraken gemaakt over de declaratie van de gemaakte kosten. Hiervoor wordt per kwartaal per (keten)zorgprogramma een DBC (Diagnose Behandel Combinatie) bedrag met de zorgverzekeraar verrekend. Dit ziet u ook terug op uw zorgoverzicht. De omschrijving hiervan wisselt per zorgverzekeraar. Hadoks deelt alleen de gegevens noodzakelijk voor de declaratie van het (keten)zorgprogramma en deelt geen medisch inhoudelijke gegevens met de zorgverzekeraar.

Grondslag voor de verwerking van gegevens in het KIS en het KIS- patiëntenportaal

Deelname aan een (keten)zorgprogramma en verwerking van persoonsgegevens in het KIS/het KIS-patiëntenportaal gebeurt op basis van uw toestemming.

Beveiliging en geheimhouding

Hadoks neemt alle noodzakelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. Iedereen die bij Hadoks toegang heeft tot persoonsgegevens gaat hier zorgvuldig mee om en is gebonden aan een contractuele geheimhoudingsplicht.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan de wettelijke bewaartermijnen. Daarna vernietigen we deze persoonsgegevens of bewaren we ze op een manier dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon.

Delen van persoonsgegevens met andere partijen

Soms geven wij organisaties een opdracht waarvoor zij ook uw persoonsgegevens gebruiken of waardoor zij toegang hebben tot het systeem waarin we uw gegevens bewaren. Dit kan bijvoorbeeld gaan om leveranciers die onze computersystemen onderhouden. Ook deze organisaties gaan strikt vertrouwelijk om met uw gegevens. Zij gebruiken ze niet voor andere activiteiten dan die waarvoor wij ze opdracht hebben gegeven. We maken met deze organisaties in een contract strikte afspraken over beveiligingsmaatregelen die ze nemen om ongeoorloofd gebruik van uw gegevens te voorkomen. Ook leggen we in dat contract vast dat ze alle werkzaamheden uitvoeren volgens de wet- en regelgeving.

Ook wanneer we samenwerken met andere (zorg)organisaties en we hiermee gegevens delen, maken we met deze partijen contractuele afspraken over de uitwisseling en beveiliging van persoonsgegevens.

Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen.

Wetenschappelijk onderzoek met uw medische gegevens

Wetenschappelijk onderzoek met bestaande medische gegevens is een belangrijke vorm van onderzoek om de zorg continu te verbeteren. Deze gegevens geven inzicht in het verloop van de ziekte en de behandeling van patiënten. Hadoks levert daarom gegevens aan voor wetenschappelijk onderzoek.

Voor het onderzoek met bestaande medische gegevens gebruiken we gegevens uit het KIS. Om uw privacy te beschermen worden uw persoonlijke gegevens gecodeerd. Denk daarbij aan gegevens zoals uw naam, adres, geboortedatum en patiëntnummer. Hierdoor kan niet direct achterhaald worden van wie de gegevens afkomstig zijn.

Het uitgangspunt is dat u toestemming geeft voor het verrichten van wetenschappelijk onderzoek met uw medische gegevens. In sommige gevallen mogen we uw gegevens ook zonder uw toestemming gebruiken. Bijvoorbeeld als individuele toestemming vragen voor de onderzoekers in redelijkheid niet mogelijk is. Dat kan het geval zijn als er medische gegevens van heel veel patiënten nodig zijn.

Hieronder leest u een voorbeeld van een onderzoek waar we gecodeerde gegevens gebruiken zonder uw toestemming:

Gezond en Gelukkig Den Haag (GGDH)

Een voorbeeld waarbij we medische gegevens zonder uw voorafgaande toestemming gebruiken, is voor Gezond en Gelukkig Den Haag (GGDH). GGDH is een regionaal samenwerkingsverband waarin gemeente Den Haag, en zorg- en welzijnsaanbieders zoals Hadoks, de Haagse ziekenhuizen en LUMC-Campus Den Haag met elkaar samenwerken aan het verbeteren van de gezondheidszorg, het verhogen van geluk en het verkleinen van gezondheidsverschillen onder Haagse burgers.

Om hier wetenschappelijk onderzoek naar te kunnen doen, levert Hadoks gegevens aan het CBS die worden gekoppeld aan andere databronnen. Zoals die van de Haagse ziekenhuizen, Parnassia en de gemeente. Kijk voor meer informatie op de site www.gezondengelukkigdenhaag.nl. U kunt hier ook terecht met vragen over dit samenwerkingsverband.

Uw rechten

Als u niet wilt dat wij uw medische gegevens gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek, dan kunt u dit via ons klachtenformulier laten weten. In dat geval worden uw gegevens niet gebruikt. Uw keuze heeft geen gevolgen voor uw behandeling.

Daarnaast heeft u via het KIS-patiëntenportaal recht op inzage in uw gegevens die in het KIS zijn opgenomen. Als u geen gebruik maakt van het KIS-patiëntenportaal, kunt u voor inzage in uw gegevens contact opnemen met uw eigen huisarts. Als blijkt dat uw gegevens in het KIS niet kloppen dan heeft u het recht deze te laten aanpassen, aanvullen of verwijderen. Ook dit kan via uw eigen huisarts.

Vraag of klacht over uw privacy?

Heeft u vragen of klachten over de manier waarop uw huisarts met uw gegevens omgaat bij deelname aan een zorgprogramma, neem dan contact op met uw eigen huisarts.

Heeft u vragen of klachten over de manier waarop Hadoks uw gegevens behandelt? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming via privacy@hadoks.nl. Mocht u er samen niet uitkomen dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.